Empiezo con una anécodta personal.
Hace unos años recibía una mala noticia laboral un viernes a última hora (no me afectaba directamente a mi, si no a mi labor como responsable de ciertas cuestiones que no son relevantes aquí).
La situación era desagradable por la negativa recibida, pero también porque hasta el lunes ya no era posible hacer nada para tratar de reconducirla (no recuerdo el final de esa parte, tampoco es relevante).
La primera decisión que tomé fue no retransmitir la información a las personas implicadas ni a los colaboradores por dos motivos: el fundamental, que todavía pensaba que se podría revertir la situación; el secundario, no fastidiarle el fin de semana a alguien que, de cualquier modo, no iba a poder hacer nada.

Ya era suficiente con estar fastidiado yo por el problema.

Desde entonces, trato de no enviar mensajes de trabajo fuera de las horas del trabajo (con la excepción de asuntos verdaderamente urgentes, o personas que se que los manejarán adecuadamente y/o prefieren tener la información lo antes posible, sea cuando sea).

Por eso me gustó leer If You Multitask During Meetings, Your Team Will, Too porque, entre otros temas, habla de ese, aunque el enfoque es ligeramente diferente: cuando un jefe hace algo, puede estar transmitiendo a la gente lo que espera de ellos, y por eso hay que ser prudente.

Cuando trabajamos fuera de horas, envíamos la señal de que esperamos que los demás también lo hagan, que está directamente relacionado con enviar mensajes fuera de horas.

This sends the signal, “When I’m on, you need to be too.” We’ve found a significant and consistent correlation between the amount of time managers send email and organize meetings after-hours (think late nights, weekends, etc.) and the amount of time their direct reports do the same.

Si decidimos trabajar fuera de horas, es nuestro problema pero: deberíamos indicar al equipo lo que esperamos de ellos (si te mando un mensaje por la noche, no es para que respondas por la noche), sugiere programarlos para que salgan al día siguiente (yo muchas veces los dejo en borrador y le doy a enviar por la mañana), y minimizar el número de gente para las excepciones que pueda haber.

* Talk to your team about expectations. Make it clear that just because you choose to work nights or weekends, you do not expect that of others. Be mindful of sending mixed signals such as encouraging people to go dark, then expecting immediate responses after hours. Authenticity and consistency are essential.
* When you’re processing emails at night, schedule them to go out in the morning or simply save them in a draft folder until the next day.
* Minimize the number of people on your distribution list. This is a good habit any time, but particularly after hours. As the scenario below demonstrates, the small step of reducing the number of people on an email chain has a dramatic impact on your organization.

En la segunda parte habla de la multitarea, y dedicar las reunines a hacer más cosas. Aquí debo entonar el 'mea culpa' porque muchas veces no puedo evitarlo. Podría decir que, en general, hacemos reuniones poco eficaces que nos llevan a utilizar el tiempo en más cosas, pero creo que tengo margen de mejora.
Sobre todo, porque mandamos el mensaje de que está bien no prestar atención. Para eso, sería mejor no ir a la reunión.

This sends the signal, “It’s OK to not pay attention.” Managers that frequently send emails during meetings are, according to our analysis, are 2.2 times more likely to have direct reports who also multi-task in meetings.

Como medidas correctoras propone tomar nota de cuando estamos distrayéndonos en otra cosa en una reunión y por qué, reducir la duración de las reuniones, agruparlas en determinados momentos y días, negociar con nuestros colaboradores para evitar el problema y utilizar videoconferencias.

* For a week or two, take note of when you multitask and why. If it is because you’re not essential to the purpose of the meeting, ask the meeting owner to remove you.
* Convert 60-minute meetings to 45 minutes. By shortening them, you get the dual benefit of a more focused discussion and an extra 15 minutes each hour to catch up on emails.
* Cluster your meetings during portions of the day or days of the week. That leaves chunks of time open for getting focused work done or being available to your team for a quick five-minute conversation that would otherwise turn into a complicated email thread or 30-minute meeting
* Take 10 minutes in your next staff meeting to discuss this with your direct reports. Make a shared commitment to show up more fully present to meetings for that week and debrief the experience in a subsequent staff meeting.
* Use video conferencing during web conference calls to reduce the temptation to multitask.

Creo que también ayuda tomar notas, aunque siempre me desconcierta la gente que las toma con su ordenador, que nunca se sabe si está tomando notas o haciendo otra cosa.

Todos podemos aprender a ser mejores en el trabajo y, por lo tanto, mejores personas con la gente que nos rodea.

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